Жизненный цикл виртуального платежа и значения статусов
После формирования виртуального платежа по договору, товару или услуге он проходит процесс согласования. Целью согласования является проверка атрибутов платежа и его верификация. Если виртуальный платёж согласован, по нему (по одному или нескольким платежам) создаётся виртуальное платёжное поручение, на основе которого будет создано банковское платёжное поручение. По банковскому поручению будет произведён фактический платёж.
Все созданные платежи можно найти в категории «Платежи», где они сгруппированы по статусам, типам и другим параметрам.
В зависимости от своей роли в процессе создания/согласования платежа сотрудник может перейти в приложение с необходимым статусом, где будут отображены только те платежи, которые ему нужно обработать.
Жизненный цикл виртуального платежа состоит из следующих этапов:
- Генерация/создание;
- Отправка платежа на проверку бухгалтеру;
- Согласование финансовым директором;
- Создание и отправка в банк виртуального платёжного поручения;
- Проведение банковской транзакции;
- Получение банковской выписки;
- Связывание виртуального платёжного поручения с банковским.
Рассмотрим каждый этап подробнее.
Создание (генерация) платежа сотрудником организации
Сотрудник организации создаёт виртуальный платёж, связанный с необходимым документом (например, договором).
Наиболее удобный способ создания платежа – это его генерация в приложении «Товары и услуги», которое есть у всех элементов. В этом случае платёж будет автоматически связан с товаром или услугой, а также договором или другим документом, на основании которого он производится.
Платёж переходит на следующий этап со статусом «Запланирован».
Подробнее о генерации платежей читайте в статье «Как создать виртуальный платёж в приложении «Товары и услуги»».
Отправка платежа на проверку бухгалтеру
Созданный платёж направляется бухгалтеру для первичной проверки корректности и соответствия финансовым политикам.
Бухгалтер проверяет реквизиты, суммы и целевое назначение платежа, после чего передаёт платёж на согласование с отдел финансов со статусом «Надо согласовать».
Согласование финансовым директором
Платёж поступает на окончательное решение финансовому директору, который оценивает его целесообразность и бюджетную нагрузку. В случае одобрения статус платежа становится «Согласован», разрешая дальнейшую обработку. Если платёж отклонен, его статус изменится на «Отложен» или «Отклонен», требуя корректировок или отмены.
Создание и отправка в банк виртуального платёжного поручения
После получения статуса «Согласован» система автоматически формирует виртуальное платёжное поручение. Это поручение отправляется в банк через электронные каналы для дальнейшего исполнения. Данный этап инициирует фактическое движение средств, переводя платёж из внутренней системы во внешнюю.
Проведение банковской транзакции
Банк получает платёжное поручение и приступает к его обработке, осуществляя перевод средств. На этом этапе происходит фактическое списание денег со счёта отправителя и их зачисление на счёт получателя. Успешное завершение транзакции означает, что средства были перечислены в соответствии с поручением.
Получение банковской выписки
После проведения транзакции организация получает банковскую выписку, подтверждающую факт списания средств. В системе платёж получает статус «Оплачен, не связан», поскольку его соответствие конкретному виртуальному поручению ещё не установлено. Этот этап свидетельствует о завершении банковской операции, но требует дальнейшей сверки.
Связывание виртуального платёжного поручения с банковским
На завершающем этапе виртуальное платёжное поручение сопоставляется с соответствующей записью о списании в банковской выписке. После успешного связывания статус платежа изменяется на «Оплачен, связан», что подтверждает полную завершенность операции. Это действие закрывает цикл платежа, обеспечивая полноту и точность бухгалтерского учёта.
Схема «Жизненный цикл виртуального платежа»
