Процесс подписания документа в Bizon.Help (описание последовательности выполняемых действий)
Процесс подписания документа состоит из следующих этапов:
- Загрузка актуальной pdf-версии документа к универсальному элементу (item);
- Формирование списка подписантов;
- Запуск процесса согласования и выдача заданий на подписание;
- Проверка документа подписантами;
- Подписание или отклонение подписания.
Также в некоторых случаях процесс может включать такие шаги, как:
- Связывание физического лица подписанта с пользователем;
- Предоставление пользователю доступа к универсальному элементу (item), с которым связана pdf-версия для подписания;
- Выдача заданий на подписание для отдельных подписей;
- Аннулирование подписи.
Давайте рассмотрим каждый этап подробнее.
| Этап | Описание | |
|---|---|---|
| 1 | Загрузка актуальной pdf-версии документа к универсальному элементу (item) |
Для подписания в сервисе Bizon.Help доступны только файлы pdf-формата, чтобы избежать внесения изменений в документ после подписания. Если с элементом не связано ни одного pdf-документа, на месте кнопки «Добавить» будет находиться текст «Версий для подписей нет». Поэтому перед началом подписания необходимо загрузить к универсальному элементу (item) файл в формате pdf в приложении «PDF-версии». Подробнее о загрузке читайте в статье «Как загрузить новый файл через приложения «Файлы» и «PDF-версии»». |
| 2 | Формирование списка подписантов |
Формирование списка подписантов – это составление списка необходимых подписей с требуемыми параметрами: подписантом, ролью подписанта и очередью подписания. Чтобы добавить подпись, нужно нажать кнопку «Добавить» в приложении «Подписи» и заполнить все параметры. Подробнее читайте в статье «Как сформировать список подписантов». |
| 3 | Запуск процесса согласования и выдача заданий на подписание |
Процесс согласования запускается после того, как был сформирован список подписантов. В ходе этого процесса подписантам выдаются задания в порядке указанной очерёдности, уведомления о которых они получают на электронную почту. Задания на подписание документа выдаются подписантам с номером очереди 1 после начала процесса согласования, и остальным очередям после завершения подписания предыдущей очередью. Уведомления о заданиях приходят на электронную почту, которую пользователь использовал при регистрации в сервисе, а также отображаются в блоке главного меню «Надо подписать» и в приложении «Надо подписать» профиля пользователя. Подробнее читайте в статьях:
|
| 4 | Проверка документа подписантами |
Подписанты проверяют документ, чтобы убедиться в его правильности и принять решение о подписании или отклонении подписания. Читайте также: «Рекомендации по работе с модулем «Подписи»». |
| 5 | Подписание или отклонение подписания |
Если подписант полностью согласен с содержанием документа, он подписывает его – выбирает пункт контекстного меню «Подписать» на строке своей подписи. Если у подписанта есть вопросы или замечания по содержанию документа, он может отклонить подписание – выбрать пункт контекстного меню «Отклонить подписание» – и добавить к документу комментарий, поясняющий своё решение. Читайте также:
|
| Дополнительно | ||
| 1 | Связывание физического лица подписанта с пользователем |
Этот шаг не относится напрямую к процессу подписания, однако наличие связи физического лица подписанта с пользователем Bizon.Help является обязательным требованием для создания подписи. В случае отсутствия связи при создании подписи появится сообщение об ошибке. Поэтому важно заранее убедиться, что элемент «Физическое лицо» каждого подписанта содержит связь с соответствующим пользователем. Если связи нет, запрос на её создание можно добавить в приложении «Связи ФЛ с пользователями» категории «Физические лица организации», а затем попросить пользователя принять запрос в приложении «Связи с физическими лицами», доступном в профиле пользователя. Обо всех условиях, необходимых для подписания документа, читайте в статье «С чего начать работу с модулем «Подписи»». Подробные инструкции по созданию и принятию запроса можно найти в статьях:
|
| 2 | Предоставление пользователю доступа к универсальному элементу (item), с которым связана pdf-версия для подписания |
Этот шаг требуется в том случае, если подписант не имеет доступ к организации, в рабочем пространстве которой находится подписываемый документ. Такому пользователю сначала нужно предоставить доступ к универсальному элементу (item), с которым связана подписываемая pdf-версия. Сделать это можно в приложении 1-го уровня «Доступ к элементу» или приложении 2-го уровня «Настройка доступа», в зависимости от расположения элемента. Подробнее читайте в статьях:
|
| 3 | Выдача заданий на подписание для отдельных подписей |
Данный шаг может выполняться, например, в случае, если потребовалось добавить нового пользователя уже после начала процесса согласования. Выдать задание можно только для подписи со статусом «Запланирована». Подробнее читайте в статье «Как выдать задание на подписание для отдельной подписи». |
| 4 | Аннулирование подписи |
Аннулирование подписи используется в случае, если нужно отменить уже проставленную подпись со статусом «Подписан». Пользователь переходит в приложение «Подписи», находит свою подпись со статусом «Подписан», вызывает контекстное меню и выбирает «Подписание ⇒ Аннулировать». Подробнее читайте в статье «Как аннулировать подпись». |