Рекомендации по работе с модулем "Подписи"

Инструменты модуля «Подписи» позволяют создавать запросы на подписание pdf-версий документов, подписывать, отклонять и аннулировать подписи, выдавать задания на подписание и многое другое в рамках сервиса Bizon.Help.

Подробно ознакомиться с функционалом модуля вы можете в связанных статьях. В данной статье мы предложим свои рекомендации для наиболее эффективной работы с подписями в Bizon.Help. Рассмотрим следующие пункты:

Физическое лицо подписанта должно быть связано с пользователем;
Важно правильно формировать очерёдность подписания;
Проверяйте документ перед подписанием;
Как выдаются задания на подписание документа;
Как добавить нового подписанта, если процесс согласования уже запущен;
Как запросить подпись физического лица, не имеющего доступ к текущей организации.

Физическое лицо подписанта должно быть связано с пользователем

При добавлении подписанта создаётся связь с элементом «Физическое лицо», которое, в свою очередь, должно быть связано с пользователем Bizon.Help. Без этой связи добавить подписанта не получится – появится сообщение об ошибке, и подпись не будет создана.

Поэтому важно заранее убедиться, что элемент «Физическое лицо» каждого подписанта содержит связь с соответствующим пользователем. Если связи нет, запрос на её создание можно добавить в приложении «Связи ФЛ с пользователями» категории «Физические лица организации», а затем попросить пользователя принять запрос в приложении «Связи с физическими лицами», доступном в профиле пользователя.

Подробные инструкции по созданию и принятию запроса можно найти в статьях:

«Как создать запрос на связь физического лица с пользователем сервиса»;
«Как принять запрос на создание связи физического лица с пользователем сервиса Bizon.Help».

Важно правильно формировать очерёдность подписания

Свойство «№ очереди» показывает, в каком порядке подписанту будет выдано задание.

Например, прежде чем согласовать и утвердить документ, нужно, чтобы с ним ознакомились все заинтересованные лица. В этом случае всем подписям с ролью подписанта «Ознакомлен» можно назначить номер очереди 1, с ролью «Согласовал» – 2, и с ролью «Утвердил» – 3.

Указание очерёдности подписей позволяет избежать путаницы, которая может возникнуть, если назначить всем подписям один номер очереди. Возможно, кто-то из подписантов с ролью «Ознакомлен» предложит внести правки в документ, и это необходимо сделать до того, как документ перейдёт к подписантам с ролью «Согласовал» и «Утвердил».

Поэтому мы рекомендуем всегда продуманно формировать очерёдность.

Проверяйте документ перед подписанием

Даже если вы подписант с ролью «Ознакомлен», важно проверить документ, прежде чем поставить подпись. Возможно, у вас будут вопросы или замечания.

В этом случае можно отклонить подписание и добавить к документу комментарий, поясняющий ваше решение. Вы всегда сможете изменить статус подписи позднее.

Статус «Подписан» должен означать, что подписант ознакомился с содержанием документа, понял его и согласен с ним.

Читайте также: «Как подписать документ»

Как выдаются задания на подписание документа

Задания на подписание документа выдаются подписантам после запуска процесса согласования в порядке очереди. Инициатор формирует список подписантов, выбирает пункт контекстного меню «Начать процесс согласования», и подписанты с номером очереди 1 получают задания. После добавления всех подписей 1-й очереди задания автоматически отправляются подписантам с номером очереди 2, и так далее.

Также при необходимости можно выдать задание на конкретную подпись отдельно, без запуска процесса согласования.

Подписанты получат сообщение о выданном задании на электронную почту, а также смогут увидеть его в блоке главного меню «Надо подписать» и в приложении «Надо подписать» своего профиля пользователя.

Как добавить нового подписанта, если процесс согласования уже запущен

Когда запускается процесс согласования, все подписанты из сформированного списка автоматически получают задание на подписание в порядке очереди. Если понадобится добавить нового подписанта уже после начала процесса согласования, ему нужно будет выдать задание вручную, так как его не было в изначальном списке.

Для этого нужно вызвать контекстное меню на строке новой подписи и выбрать пункт «Выдать задание».

Подробнее в статье «Как выдать задание на подписание для отдельной подписи».

Как запросить подпись физического лица, не имеющего доступ к текущей организации

При необходимости запросить подпись пользователя, не имеющего доступ к организации, в рабочем пространстве которой находится документ, сначала нужно предоставить ему доступ к универсальному элементу (item), с которым связана подписываемая pdf-версия.

Сделать это можно в приложении 1-го уровня «Доступ к элементу» или приложении 2-го уровня «Настройка доступа», в зависимости от расположения элемента. Подробнее о работе с каждым приложением читайте в связанных статьях:

«Как предоставить доступ к элементу через приложение "Доступ к элементу"»;
«Как предоставить доступ к элементу через приложение "Настройка доступа"».

Обратите внимание, что приложения «Доступ к элементу» и «Настройка доступа» имеют ограниченный доступ, запросить который можно у администратора организации (подробнее обо всех способах – в статье «Приложения с ограниченным доступом»).

После того, как пользователь получит доступ к универсальному элементу (item), его можно будет добавить в список подписантов.

Также убедитесь в наличии связи физического лица подписанта с пользователем Bizon.Help. Подробнее в пункте «Физическое лицо подписанта должно быть связано с пользователем».