Поиск по документации
Bizon App

Рекомендации по работе в модуле "Бюджетирование"

Планирование бюджета организации позволяет оценить стоимость её проектов и эффективно прогнозировать доходы и расходы. Система Bizon.Help предлагает ряд инструментов для ведения бюджета, значительно упрощающих этот процесс. В этой статье мы предложим некоторые рекомендации по планированию и управлению бюджетами с использованием нашего сервиса.

Для начала создайте информационную модель проекта, на который будет заложен бюджет, в категории «Проекты». Для этого вызовите контекстное меню на имени категории, выберите «Создать» → подходящий тип проекта.

Заполните параметры проекта:

  • Тема – наименование проекта;
  • Код – в качестве кода можно указать порядковый номер проекта или другую дополнительную информацию;
  • Дополнительный код – здесь также можно указать дополнительную информацию, например, год разработки проекта;
  • Заказчик (ЮЛ) – можно сразу связать проект с юридическим лицом, которое выступает заказчиком по нему. Элементы с типом «Проект общепроизводственный» не содержат этого параметра.

Также вы можете сразу создать элемент «Папка проекта» в категории «Управление проектом» и связать его с ранее созданным проектом. Этот тип элемента можно использовать для хранения всех необходимых материалов по проекту. Быстро перейти от элемента «Проект» к элементу «Папка проекта» можно в приложении «Управление проектом».

Создайте бюджет на проект. Это можно сделать:

Подробнее о каждом из способов читайте в статье «Как создать бюджет проекта».

Создайте статьи движения денег (СДД) в категории «Статьи движения денег». С ними вы сможете связывать статьи бюджетов, чтобы в дальнейшем оценить, сколько средств было потрачено или заработано по всем проектам на каждую статью движения денег. Например, все поступления от предоставления услуг по основной деятельности.

Внутри бюджетов создайте статьи бюджета. Для этого:

  1. Вызовите контекстное меню элемента «Бюджет»;
  2. Выберите «Создать» → «Статья бюджета (доходная/расходная)» или «Группа статей бюджета (доходные/расходные/доходные и расходные)».

Подробнее читайте в статье «Как создать статью бюджета».

Статьи бюджета связываются со статьями движения денег (СДД).

Добавьте роли в категории «Роли в организации». Элементы этой категории будут связаны со штатными единицами и с командами проекта, а также смогут использоваться для формирования команды бюджета.

Создайте команду бюджета. Для этого:

  1. Встаньте на бюджет в навигационном дереве;
  2. Откройте приложение «Команда бюджета»;
  3. Добавьте сотрудника:
    1. Нажмите кнопку «+ Элемент»;
    2. Вызовите контекстное меню и выберите «Редактировать ячейку» на ячейке «Роль» (или двойным кликом мыши);
    3. Начните вводить наименование роли из категории «Роли в организации» в форме «Редактирование свойства»;
    4. Укажите тип исполнителя: Штатный сотрудник или Сотрудник по ГПХ. Для этого вызовите контекстное меню и выберите «Редактировать ячейку» на ячейке «Тип исполнителя» (или двойным кликом мыши);
  4. Назначьте часовую ставку для каждой роли. Для этого:
  5. Вызовите контекстное меню на любой ячейке элемента «Роль» и выберите «Создать часовую ставку»;
  6. Чтобы увидеть часовую ставку для роли, откройте второй уровень таблицы.

Запланируйте лимиты трудозатрат сотрудников в часах. Для этого:

  1. В категории «Бюджеты на проекты» встаньте на нужный бюджет и перейдите в приложение «Лимиты трудозатрат». Роли сотрудника будут внесены сюда после формирования команды бюджета;
  2. Вызовите контекстное меню элемента «Роль» и выберите «Создать → Лимит трудозатрат»;
  3. Заполните параметры лимита.

Лимиты трудозатрат позволяют увидеть, сколько будет стоить работа всех сотрудников в каждом месяце и сколько часов будет на неё затрачено. Эту информацию можно увидеть внизу экрана.

Запланируйте лимиты платежей по бюджету. Для этого:

  1. В категории «Бюджеты на проекты» встаньте на нужный бюджет;
  2. Перейдите в приложение «Лимиты бюджетов». Статьи лимитов платежей будут совпадать со статьями бюджета, созданными ранее;
  3. Вызовите контекстное меню элемента на любой ячейке статьи бюджета и выберите «Создать лимит»;
  4. Чтобы заполнить параметры лимита, откройте второй уровень таблицы и нажмите «Редактировать ячейку» на ячейке с необходимым параметром.

Знак лимита в таблице зависит от типа статьи бюджета: доходная или расходная. Знак минус означает, что это лимит платежей по расходной статье.

Подробнее о создании лимитов и работе с ними читайте в статье «Как создать лимиты платежей по бюджету».

В приложении «Баланс бюджета» отображается информация о том, сколько времени и денег было запланировано по каждой статье бюджета и сколько было затрачено/получено по факту. Факт – это сумма данных, которые пользователи вносят в процессе создания виртуальных платежей и трудозатрат. Поэтому важно связывать их с правильными статьями бюджетов.