Функционал подписания документов в Bizon.Help

В этой статье мы расскажем обо всех возможностях, которые предоставляет функционал подписания документов в сервисе Bizon.Help. Разберём следующие моменты:

Приложение «Подписи» на первом и втором уровне: расположение и разница в использовании;
Функционал приложения:
Значения атрибутов подписи.

Приложение «Подписи» на первом и втором уровне: расположение и разница в использовании

Приложение «Подписи» 1-го уровня

Приложение «Подписи» 1-го уровня используется для подписания pdf-версий документов, связанных с универсальным элементом (item), и содержит весь необходимый для этого функционал.

Чтобы перейти в приложение, нужно:

Встать на универсальный элемент (item) в навигационном дереве;
Найти приложение «Подписи» в реестре приложений.

Также можно найти приложение «Подписи» в селекторе приложений, если вы уже находитесь в другом приложении.

Приложение «Подписи» 2-го уровня

Приложение «Подписи» 2-го уровня может использоваться для работы с подписями сразу для нескольких документов, связанных с универсальными элементами (items). Это удобно в случае, если нужно проверить статусы подписей по нескольким документам.

Оно также содержит весь основной функционал для подписания, но с некоторыми ограничениями. Например, сформировать список подписантов можно только если к документу уже добавлена хотя бы одна подпись в приложении «Подписи» первого уровня.

Чтобы перейти в приложение «Подписи» 2-го уровня, нужно:

Встать на имя категории или группирующий элемент (например, папку), содержащий универсальные элементы (items) с версиями для подписания;
Открыть приложение, в котором собраны все необходимые элементы (например, «Договоры по статусу. Все»);
В селекторе приложений второго уровня выбрать приложение «Подписи»;
Раскрыть второй уровень элемента в таблице.
Если pdf-версия документа, связанного с элементом, уже содержит подписи, они отобразятся в этом приложении.

Подробнее о работе с приложением «Подписи» на первом и втором уровне читайте в связанных статьях.

Функционал приложения «Подписи»

Приложение «Подписи» содержит весь требуемый функционал для подписания документов внутри сервиса. Давайте рассмотрим все возможности, которые оно предоставляет пользователям.

Формирование списка подписантов

Формирование списка подписантов – это первый шаг процесса подписания, который представляет собой добавление списка необходимых подписей с требуемыми параметрами: подписантом, ролью подписанта, очередью подписания и другими. Подробнее о значении всех параметров мы расскажем в блоке «Значения атрибутов подписи».

Чтобы добавить подпись, нужно нажать кнопку «Добавить» в приложении «Подписи» и заполнить все параметры.

Для того, чтобы подпись была добавлена, необходимо выполнение следующих условий:

Универсальный элемент (item) содержит pdf-версию документа:
1. Для подписания подходят только файлы в формате pdf. Если с элементом не связано ни одного pdf-документа, на месте кнопки «Добавить» будет находиться текст «Версий для подписей нет».
Для всех подписантов создан элемент «Физическое лицо»:
1. Добавление подписантов осуществляется путём создания связей с универсальными элементами (items) с типом «Физическое лицо», относящими к категории «Физические лица организации». Перед тем, как запросить подпись у пользователя, убедитесь, что для него создан элемент «Физическое лицо».
Элемент «Физическое лицо» каждого подписанта связан с соответствующим пользователем Bizon.Help:
1. Чтобы пользователь мог ставить подписи в приложениях организации, он должен быть связан с элементом «Физическое лицо» из справочника текущей организации.

Подробнее о каждом условии читайте в статье «С чего начать работу с модулем «Подписи»».

Удаление подписей

Добавленные подписи можно удалить из списка. Однако есть ограничение – удаление возможно только для подписей со статусами «Запланирована» и «Задание отправлено», то есть только до того, как подписант изменил статус подписи на «Подписан», «Подписание отклонено» или «Аннулирована».

Чтобы удалить подпись, нужно вызвать контекстное меню на её строке и нажать «Удалить».

Запуск процесса согласования

Процесс согласования запускается после того, как был сформирован список подписантов. В ходе этого процесса подписантам выдаются задания в порядке указанной очерёдности, уведомления о которых они получают на электронную почту.

Чтобы запустить процесс, нужно вызвать контекстное меню в приложении «Подписи» и выбрать пункт «Начать процесс согласования».

После этого статус всех подписей в таблице с номером очереди 1 изменится на «Задание отправлено». После подписания документа первой очередью, статус изменится для подписей второй очереди и так далее.

Подробнее читайте в статье «Как начать процесс согласования».

Подписание и отклонение подписания

После того, как подписант получит задание на подписание и ознакомится с документом, он принимает решение подписать или отклонить его. Для этого он переходит в приложение «Подписи» универсального элемента (item), с которым связана версия для подписания.

Найти ссылку на нужный элемент подписант может:

В задании на подписание, полученном на электронную почту;
В блоке «Надо подписать», доступном по кнопке в главном меню;
В приложении «Надо подписать» профиля пользователя.

Подробнее в статье «Как увидеть все документы, направленные вам на подписание».

В приложении «Подписи» подписант:

Находит в списке подпись, связанную с его физическим лицом;
Вызывает контекстное меню на строке подписи и в пункте «Подписание» выбирает «Подписать» или «Отклонить», в зависимости от своего решения.

В случае отклонения подписи рекомендуется добавить комментарий, поясняющий решение подписанта и возможные предложения по правкам.

Аннулирование подписей

Функционал аннулирования подписи используется в случае, если нужно отменить уже проставленную подпись со статусом «Подписан».

Пользователь переходит в приложение «Подписи», находит свою подпись со статусом «Подписан», вызывает контекстное меню и выбирает «Подписание ⇒ Аннулировать».

После этого статус подписи меняется на «Аннулирована».

Подробнее в статье «Как аннулировать подпись».

Копирование списка подписантов

Копирование подписей позволяет перенести ранее сформированный список подписантов на новую версию документа.

Чтобы скопировать список подписантов, нужно:

Выбрать в навигационном дереве универсальный элемент (item), в который была добавлена новая версия документа на подписание;
Перейти в приложение «Подписи»;
Вызвать контекстное меню на пустом пространстве приложения;
Нажать «Скопировать предыдущие подписи».

После этого необходимо убедиться, что все подписанты восстановлены для новой версии, и начать новый процесс согласования.

Выдача отдельных заданий на подписание

Функционал выдачи отдельных задания на подписание может применяться, например, в том случае, если потребовалось добавить нового пользователя уже после начала процесса согласования.

Выдать задание можно только для подписи со статусом «Запланирована».

Чтобы отправить задание отдельному подписанту, нужно:

В приложении «Подписи» вызвать контекстное меню на строке новой подписи;
Выбрать «Выдать задание».

Задание будет отправлено подписанту на электронную почту, указанную при регистрации, а универсальный элемент (item), с которым связан документ для подписания, появится в блоке «Надо подписать» и в приложении «Надо подписать» профиля пользователя.

Значения атрибутов подписи

Значения атрибутов подписи, отображаемые в таблице, формируются:

Автоматически: атрибуты «Инициатор», «Создан запрос», «Обновлён запрос»;
Инициатором при добавлении подписи: «Роль подписанта», «№ очереди», «Подписант (ФЛ)»;
Подписантом при выполнении действий над подписью: «Статус запроса» (кроме значений «Запланирована» и «Задание отправлено»).

Давайте рассмотрим каждый атрибут и его возможные значения:

Изменение	Атрибут	Описание	Возможные значения
Автоматически	Инициатор	Физическое лицо, которое добавляет подпись	Иванов Иван Иванович
	Создан запрос	Дата и время добавления подписи	2026-01-01 10:00:00
	Обновлён запрос	Дата и время последнего изменения подписи	2026-01-02 10:00:00
Инициатор	Роль подписанта	Значение, показывающее, какую роль играет подпись данного пользователя	Нормоконтроль Ознакомлен Проверил Разработал Согласовал Утвердил
	№ очереди	Свойство, показывающее, в каком порядке подписанту будет выдано задание	1, 2, 3 и далее
	Подписант (ФЛ)	Связь с универсальным элементом «Физическое лицо» пользователя, который получает задание на подписание	Иванов Иван Иванович
Подписант	Статус запроса	Свойство, показывающее значение, которое подписант присвоил своей подписи (кроме значений «Запланирована» и «Задание отправлено», которые присваиваются автоматически в результате действий инициатора)	Запланирована Задание отправлено Подписана Подписание отклонено Аннулирована

Информацию о значении статусов запроса можно найти в статье «Как отследить статус подписания документа».