Начало работы в Bizon.Help для организации
Первые шаги работы организации в сервисе Bizon.Help должны включать в себя следующее:
- Регистрация в сервисе физического лица, ответственного за регистрацию компании в качестве клиента;
- Регистрация в сервисе физического лица, которое будет выполнять роль администратора организации;
- Добавление организации в базу данных Bizon.Help;
- Регистрация организации в качестве клиента сервиса и назначение администратора организации;
- Регистрация в сервисе всех участников рабочего процесса организации;
- Получение сотрудниками доступа к рабочему пространству своей организации;
- Создание карточек физических лиц всех участников рабочего процесса;
- Связывание карточек физических лиц с пользователями Bizon.Help.
Рассмотрим каждый из шагов подробнее.
Регистрация в сервисе физического лица, ответственного за регистрацию компании в качестве клиента
Прежде чем зарегистрировать свою организацию в качестве клиента Bizon.Help ответственному сотруднику необходимо зарегистрироваться как физическому лицу и стать пользователем сервиса.
Для этого:
- Перейдите на страницу входа в систему.
- Введите адрес электронной почты, на которую вы будете получать сообщения от Bizon.Help.
- Введите текст с картинки.
- Поставьте отметку о согласии на обработку персональных данных.
- Нажмите «Регистрация».
После этого вы получите письмо со ссылкой для активации аккаунта и паролем на указанный адрес электронной почты. Перейдите по ссылке и войдите в систему с паролем из письма.
Когда пользователь будет зарегистрирован и авторизован в сервисе, он сможет приступить к следующим шагам: добавление организации в базу данных сервиса, регистрация организации, назначение администратора.
Регистрация в сервисе физического лица, которое будет выполнять роль администратора организации
Пользователь, который будет выполнять роль администратора организации, может совпадать с пользователем, ответственным за регистрацию организации. В этом случае дополнительных действий не требуется.
Если администратором организации будет другой пользователь, ему необходимо зарегистрироваться в сервисе как физическому лицу до начала регистрации организации.
Инструкцию по регистрации физического лица смотрите в блоке выше или в статье «Как зарегистрироваться в системе физическому лицу».
Добавление организации в базу данных Bizon.Help
Для того чтобы организация могла быть зарегистрирована в качестве клиента Bizon.Help, необходимо внести её в базу данных сервиса.
Чтобы добавить организацию в базу данных:
- Откройте категорию «Организации и ИП»;
- Перейдите в приложение «Реестр организаций»;
- Нажмите кнопку «Добавить Юр. лицо» или «Добавить ИП»;
- Укажите ИНН своей организации или ИП и нажмите «Сохранить».
Ваша организация будет сохранена в базе данных Bizon.Help.
Подробнее в статье «Как добавить организацию в базу данных Bizon.Help»
Регистрация организации в качестве клиента сервиса и назначение администратора организации
Создание заявки на регистрацию организации в качестве клиента Bizon.Help осуществляется в приложении «Администрирование» Профиля пользователя.
Администратор организации будет назначен в процессе регистрации организации в сервисе.
Подробная инструкция по регистрации организации представлена в статье «Как зарегистрировать организацию в качестве клиента Bizon.Help».
Регистрация в сервисе всех участников рабочего процесса организации
Для ведения рабочих процессов организации в Bizon.Help необходимо, чтобы все участники (сотрудники, подрядчики, клиенты) зарегистрировались в сервисе как физическое лицо.
Инструкцию по регистрации физического лица смотрите в первых блоках или в статье «Как зарегистрироваться в системе физическому лицу».
Получение сотрудниками доступа к рабочему пространству своей организации
В рабочем пространстве организации собраны все её документы, данные и процессы. По умолчанию доступ к организации имеет только администратор, который может управлять заявками на доступ других пользователей.
Пользователям, которые постоянно участвуют в рабочих процессах организации, необходимо получить доступ к её рабочему пространству. Для этого:
- Перейдите в Профиль пользователя.
- Откройте приложение «Доступы в организации».
- Нажмите кнопку «Создать запрос в новую компанию».
- В открывшейся форме начните вводить название организации.
- Из появившегося списка выберите название нужной организации и нажмите «Сохранить».
- Заявка поступит на рассмотрение администратору организации. В случае положительного решения администратора вы получите доступ ко всем данным организации, кроме тех, которые находятся в категориях или приложениях с ограниченным доступом (доступ к ним запрашивается отдельно).
Подробнее читайте в статьях:
- «Как получить доступ к организации, зарегистрированной в Bizon.Help»;
- «Как предоставить пользователю доступ к организации».
Создание карточек физических лиц всех участников рабочего процесса
Карточки физических лиц – это информационные модели пользователей, содержащие все необходимые организации данные: ФИО, номер телефона, адрес электронной почты и многое другое.
Они используются во множестве процессов:
- Назначение ответственного;
- Формирование производственного календаря сотрудника;
- Выставление трудозатрат;
- Создание связей с договорами, счетами, платежами и многим другим.
Карточки физлиц – это универсальные элементы (items) категории «Физические лица». Чтобы создать элемент:
- Перейдите в категорию «Физические лица».
- Стоя на имени категории, вызовите контекстное меню (правой кнопкой мыши или кликом по иконке контекстного меню).
- Нажмите «Создать → Физическое лицо».
- Заполните данные карточки и нажмите «Сохранить».
Обратите внимание, что некоторые параметры представлены в виде связей (электронная почта, номер телефона). Для их заполнения необходимо создать элементы в соответствующих категориях: «Номера телефонов», «Адреса электронной почты».
Связывание карточек физических лиц с пользователями Bizon.Help
Наличие связи физического лица с пользователем Bizon.Help необходимо для:
- Получения доступов;
- Подписания документов внутри сервиса и других процессов.
Чтобы создать запрос на связь физлица с пользователем:
- Перейдите в категорию «Физические лица».
- Стоя на имени категории, откройте приложение «Связи ФЛ с пользователями».
- Нажмите «Создать запрос».
- В открывшейся форме укажите электронную почту пользователя, которая была указана при регистрации в сервисе.
- Начните вводить фамилию физического лица из справочника и выберите его в выпадающем списке.
- Нажмите «Сохранить».
Запись о созданном запросе появится в приложении «Связи ФЛ с пользователями» со статусом «created».
Запрос на создание связи появится в приложении «Связи с физическими лицами» Профиля пользователя. Пользователь может принять запрос – в этом случае статус изменится на «accepted» или отклонить его – статус изменится на «rejected».
Пользователь получит уведомление об изменении статуса на электронную почту, указанную при регистрации в сервисе.
Подробнее читайте в статьях:
- «Как создать запрос на связь физического лица с пользователем сервиса Bizon.Help»;
- «Как принять запрос на создание связи физического лица с пользователем сервиса Bizon.Help».
Когда все эти шаги выполнены, организация готова к полноценной работе в сервисе Bizon.Help. Также рекомендуем ознакомиться с основными понятиями сервиса, его интерфейсом и видами поиска в связанных статьях:
- «Основные понятия в Bizon.Help»;
- «Структура интерфейса»;
- «Виды поиска в Bizon.Help».